アイゼンハワー・マトリックス

リーダーにとって時間管理は、洋の東西を問わず共通の課題です。様々な手法が考案され、関連書籍も多く出版されています。中でも、スティーブン・R・コヴィー博士の「７つの習慣」に登場する「時間管理のマトリックス」は有名ですね。

私がお勧めするのは、The Eisenhower Matrix （アイゼンハワー・マトリックス）と呼ばれる手法です。縦軸に重要性、横軸に緊急性を置き、４つの領域に分けてそれぞれの対処方法を示しています。コヴィー博士の「７つの習慣」にひじょうに似ていますが、アイゼンハワー・マトリックスの考え方はよりシンプルであり、直感的に理解しやすいものです。

今はまだリーダーの立場にない方でも、自分のタスクをこのマトリックスに沿って分類する習慣をつけることで、業務の効率と質は確実にアップします。

アイゼンハワー・マトリックスはアメリカの元大統領ドワイト・アイゼンハワー氏（1890-1969）の「目先の対応に追われるのではなく、長期的な価値を生むタスクに時間を使うことを重視する」考え方に基づいています。時代的にもアイゼンハワー大統領の方が前ですから、コヴィー博士の理論もアイゼンハワー・マトリックスに基づいているのかも知れません。

キーポイントは「重要性」と「緊急性」の２軸でタスクを分類することです。何がほんとうに重要なのか、どのタスクが「真に重要」なのかをよく考えます。緊急なことが必ずしも最重要とは限りません。「真に重要なタスク」をしっかり見極め、第１象限（写真の"Do It Now " に分類します。

日々の業務で活用する

日々の業務でこのマトリックスを活用する上で、先ず重要となるのは「重要性と緊急性」をしっかり見極めることです。

判断基準を決める

その際、重要性と緊急性の判断基準を決めておくと見極めやすくなります。例えば、重要性の判断基準を「チームとしての目標の達成や成果に影響するか（大きな影響があるか）」、緊急性の判断基準を「今すぐ対応しなかった場合、チームに大きなマイナス影響が出る」「今すぐ対応する必要があることが、組織運営上の何らかの理由から明らか」という具合です。チームが２０名〜３０名以上の場合は、この判断基準をリーダーであるあなたを支える副リーダークラスの人と共有しておくと、チーム運営がより円滑化されます。

第２象限に入るタスクにも優先順位をつける

"Schedule It" に入るタスクは、分類した時点での優先度を考慮してスケジューリングします。ここを曖昧なままにしてしまうと、後になって何を優先すべきか迷うことになりかねません。後述のとおり、状況が変化すれば適宜見直すので、ここの決め方は重要です。

委譲することで部下を育てる

"Delegate it" に入るタスクは、誰に任せるかを熟慮した上で部下に委譲します。そして、任せる相手に、なぜ任せるのか、どのような成果を期待しているか、想定される難しい局面とその際の判断基準などを明確に伝えましょう。任せる以上、それに必要な権限も与えます。但し、任せるだけでは部下にとっては負担にしかなりません。先述のポイントをしっかり伝えることでコミュニケーションの密度が増し、部下のリーダーへの信頼が高まります。

そして、任せきりにするのではなく、進捗をよくモニタリングしながら、必要と判断される時は手を差し伸べましょう。良い成果につながったら部下を素直に褒め、自信をもたせます。リーダーは脇役に徹し、主役は部下に譲るのです。それによって部下の仕事への満足感とやり甲斐につながります。そして、そのプロセスを積み重ねることが部下の成長につながるとです。

必要に応じてタスクの置かれた象限を見直す

ビジネスは生き物です。状況は常に変化しています。ですから、一旦決めたマトリックスを状況の変化に応じて見直しましょう。迅速且つ的確なタスク管理が、無駄な作業とエラーを減らし、仕事の質を高く維持した状態で、生産性向上へと結びつくのです。